個人情報保護方針

個人情報保護方針

学校法人貞静学園個人情報の保護に関する規程

第１章総則

目的

第１条この規程は、学校法人貞静学園(以下｢学園｣という｡)が個人情報を取得、利用、保管、その他の取扱いを行うについて必要な事項を定め、個人情報の適切な保護に資することを目的とする。

定義

第２条個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号等により特定の個人を識別することができるもの、又はその情報自体からは特定の個人を識別することができなくても、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できることとなるものをいう。

２.前項の個人情報は､生存する個人に関する情報をすべて含むものであり、理事、監事、評議員、教職員又は学生等に関する情報のほか、過去に学園の教職員や学生であった者等に関する情報も含まれるものとする。

３.個人情報データベースとは、個人情報を含む情報の集合物であって、個人情報を容易に検索することができるように、コンピュータ又は帳簿等によって体系的に構成したものをいう。

４.個人データとは、個人情報データベースを構成する個人情報をいう。

役員等の責務

第３条理事、監事、評議員及び教職員は、この規則その他の学園の諸規程及び個人情報保護委員会の決定する施策を遵守し、個人情報を保護する責務を負う。

２.理事、監事、評議員及び教職員は、職務等により知り得た個人情報を、故意又は過失により、漏えいし、滅失し若しくはき損し、又は不当な目的に利用してはならない。その地位を退いた後においても同様とする。

３.学園は、学生等に対して個人情報の適正な取扱いにつき適切に指導及び啓蒙活動を行うことに努めるものとする。

適用除外

第４条この規程は、学術研究の用に供する目的で個人情報を取り扱う場合には適用しない。ただし、その場合においても、できる限りこの規程に準じて個人情報を取り扱うようにするなど、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。

第２章個人情報の取得、利用及び提供

取得

第５条個人情報を取得するに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、利用目的の達成に必要な範囲で取得しなければならない。

２.前項の利用目的は､個人情報を取得する前又は取得後速やかに､本人に通知し、又は公表しなければならない。ただし、本人から直接に、書面又は電磁的方法（電子メ─ル、USBメモリ─、録音テープ等）により、当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、早急に必要がある場合は、この限りでない。

３.第１項の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。変更された利用目的については、本人に通知し、又は公表しなければならない。

４.第２項及び前項後段の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

一利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、及び学園の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合

二国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

三取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

５.思想、信条及び宗教に関する個人情報、並びに社会的差別の原因となるおそれのある個人情報は、やむを得ない合理的理由がない限り、取得してはならない。

６.個人情報を取得するに当たっては、適法かつ相当な手段により取得しなければならない。

取扱い

第６条個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱わなければならない。
ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

一あらかじめ本人の同意を得た場合

二法令に基づく場合

三人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

四公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

五国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

第三者提供

第７条個人データを第三者に提供してはならない。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

一あらかじめ本人の同意を得た場合

二次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

ア第三者への提供を利用目的とすること。

イ第三者に提供される個人データの項目

ウ第三者への提供の手段又は方法

工本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。

三前条第２号から第５号までに掲げる場合

２.個人データを第三者へ提供する場合には、当該提供先において、個人データの提供する目的以外での利用、他の者への再提供、複写複製、改ざん、漏えい、盗用等がなされないように、個人データの安全管理のために講ずべき措置について、提供先と合意書を締結するなど、適切な措置を講じなければならない。

委託、共同利用

第８条前条の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

一学園が外部業者等に対し個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合。
この場合には、委託された当該個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

二個人データを特定の者との間で共同して利用する場合。この場合には、次に掲げる事項を、あらかじめ、本人に通知し、又は本人の容易に知り得る状態に置かなければならない。エ及びオに掲げる事項を変更する場合も同様とする。

ア個人データを共同利用すること。

イ共同利用する個人データの項目

ウ共同利用する者の範囲

工利用する者の利用目的

オ共同利用する個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称

第３章個人データの管理

管理責任者

第９条短期大学学長、高等学校及び中学校校長、幼稚園園長、法人事務局長、その他学園の指名する者を、個人データ管理責任者とする。

２.個人データ管理責任者は、短期大学、高等学校、中学校、幼稚園、法人事務局等の各部署における個人データを総括的に管理するとともに、各部署に所属する教職員が個人データを適切に取り扱っているかどうかを管理しなければならない。

３.個人データ管理責任者は、個人情報データベースに関し次に掲げる事項を記載したものを一つの簿冊に綴って備え置き、閲覧に供しなければならない。ただし、第５条第４項第１号及び第２号に掲げる場合、個人情報データベースが取得後６か月以内に消去することになる情報のみからなっている場合、個人情報データベースが専らコンピュータの試験的操作のために利用するものである場合、その他合理的な理由がある場合については、この限りでない。

一個人情報データベースの名称

二個人データの利用目的

三個人情報データベースを取り扱う部署の名称

四個人情報データベースに記録されている項目

五個人データの取扱期間

六その他必要な事項

個人情報保護委員会

第１０条個人情報の保護を適正に行うため、学園に個人情報保護委員会を置く。

２.個人情報保護委員会は、次に掲げる事項について審議する。

一個人情報の保護に関する全学的な施策に関する事項

二個人データを含むコンピュータシステムの整備、個人データを含む帳簿等の管理その他、個人データの適正な管理のための方法及び措置に関する事項

三個人データの開示、訂正、追加、削除、利用の停止若しくは消去の要求、利用目的の通知の請求、又は苦情申立てがあった場合に、理事長から付議された事項

四その他個人情報の保護のために必要な事項

３.個人情報保護委員会は、理事長、短期大学学長、学科長、高等学校及び中学校校長、幼稚園園長、法人事務局長、短期大学事務部長、各学校事務部長、各学校事務職員、その他学園の委嘱した者により構成する。

４.個人情報保護委員会の委員長は、理事長をもって充て、委員長が招集及び議事の進行を行う。委員長は、必要に応じ関係者を出席させ､意見を聴くことができる。

５.個人情報保護委員会に関する事務は、法人事務局が行う。

第４章個人データの開示等

開示

第１１条本人は､自己に関する個人データの開示を請求することができる｡請求は、代理人によってもすることができる。

２.前項の請求は、学生証、教職員証、身分証明書等及び代理権を有することを証明する書面等により本人又は代理人であることを明らかにし、学園の定める様式の請求書を、学園の定める手数料とともに、理事長あてに提出して行わなければならない。

３.本人から、個人データの開示を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

一本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

二学園の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

三他の法令に違反することとなる場合

４.理事長は、開示を求められた個人データの全部又は一部の開示につき、必要に応じて、個人情報保護委員会に付議し、又は個人データ管理責任者等から意見を聴くことができる。

５.開示は、当該個人データの記載されている文書の写しを交付する方法により行う。当該個人データが、コンピュータ処理用の個人情報データファイルを構成するものである場合は、コンピュータによって出力した帳票の交付をもって行う。ただし、本人の同意があれば、その他の適宜な方法をもって開示することができる。

６.個人データの全部又は一部を開示しない場合は、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

訂正等

第１２条本人は、自己に関する個人データの内容が事実でない場合、その内容の訂正、追加又は削除を請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。

２.前項の請求は、前条第２項に定める手続に準じて行わなければならない。ただし、手数料は必要としない。

３.学園は、第１項の請求を受けた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、必要な措置を講じ、その結果を本人に対し、遅滞なく、文書で通知しなければならない。この場合、前条第４項の規定を準用する。

利用停止

第１３条本人は、自己に関する個人データが法令若しくはこの規程その他学園の諸規程に違反して取得され又は利用されている場合、その利用を停止し、又は適切な措置を講ずるよう請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。

２.前項の請求については、前条第２項の規定を準用する。

３.学園は、第１項の請求を受けた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、必要な措置を講じ、その結果を本人に対し、遅滞なく、文書で通知しなければならない。この場合、第 11 条第４項の規定を準用する。

利用目的の通知

第１４条本人は、自己に関する個人データの利用目的の通知を請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。

２.前項の請求は、第 11 条第２項に定める手続に準じて行わなければならない。

３.学園は、第１項の請求を受けた場合には、第５条第４項各号に掲げる場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知しなければならない。利用目的を通知しない場合は、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。この場合、第 11 条第４項の規定を準用する。

苦情申立て

第１５条本人は、自己に関する個人データの取扱いについて苦情申立てをすることができる。請求は、代理人によってもすることができる。

２.前項の請求を受けた場合には、第 13 条第３項の規定を準用する。

第５章雑則

第１６条この規程に定めのない事項及びこの規程の解釈適用は、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号）、その他の関係法令に従う。

第１７条この規則の改廃は、理事会が行う。

附則

この規程は、平成２１年１月１日から施行する。
この規程は、令和２年１２月１８日から施行する。

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